KHAI THÁC MẠNG LƯỚI PHI CHÍNH THỐNG CỦA NHÂN VIÊN

Dịch giả: Nguyễn Thị Hòa Bình - Đại học Ngoại thương

Tác giả:

Richard McDermott (richard@macdermottconsulting.com) là chủ tịch của công ty McDermott Consulting, một đối tác liên kết với Mạng lưới Tri thức và Đổi mới tại Trường Kinh doanh Warwich, và một giảng viên thỉnh giảng tại Trường Kinh doanh Henley.

Douglas Archibald (douglas@evolutionaryconsulting.co.uk) là một cộng sự của Mạng lưới Tri thức và Đổi mới tại Trường Kinh doanh Warwick.

Tại nhiều công ty, nhân viên thành lập các cộng đồng phi chính thức để chia sẻ kiến thức và giải quyết những vấn đề chung. Những cộng đồng này có thể trở thành những công cụ quản trị vô cùng hiệu quả nếu biết cách khai thác đúng.

Các cộng đồng, mạng lưới nhân viên (được thành lập một cách phi chính thức) tuy cũng có mục tiêu, kết quả mong đợi, phân công nhiệm vụ lãnh đạo, trách nhiệm và công cụ đo lường kết quả so với đội nhóm chính thức. Tuy nhiên, có bốn điểm khác nhau cơ bản giữa hai hình thức này. Thứ nhất, về tầm nhìn dài hạn, cộng đồng giải quyết những vấn đề dài hạn hơn của tổ chức, thậm chí ngay cả khi họ có những mục tiêu thường niên. Thứ hai, về sự hợp tác và trách nhiệm tập thể, những người lãnh đạo của các cộng đồng đưa ra định hướng, tập hợp thành viên, tạo lập các cuộc thảo luận nhưng không có quyền lực áp đặt họ. Thứ ba, về sự mở rộng có chủ đích của mạng lưới, thường thì các chuyên gia sẽ hỏi ý kiến tư vấn từ đồng nghiệp nếu họ cần giúp đỡ chỉ khi gặp các vấn đề kỹ thuật khó khăn hay bất thường, còn các cộng đồng lên kế hoạch từ trước để tìm kiếm và mở rộng nguồn lực hỗ trợ và chuyên gia từ bên trong và bên ngoài cho các thành viên của họ. Thứ tư, về việc quản trị tri thức, các đội nhóm không có trách nhiệm cho việc tổ chức và ghi chép lại những gì công ty đã trải qua trong một lĩnh vực nào đó, họ chỉ tập trung vào một vấn đề đã được đưa ra; ngược lại, cộng đồng giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn của họ nhằm mục đích giải quyết những vấn đề chưa được tìm ra.

Có bốn nguyên tắc chiến lược để hình thành các cộng đồng một cách hiệu quả. Thứ nhất, cộng đồng nên tập trung vào những vấn đề quan trọng đối với tổ chức. Những cộng đồng bền vững phải giải quyết những vấn đề thực sự, đã được chỉ ra rõ bởi các cấp quản lý cấp cao của công ty. Thứ hai, cộng đồng phải thiết lập được mục tiêu và những kết quả có thể đạt được. Mục tiêu sẽ tạo động lực và là lý do để gặp mặt và trao đổi giữa các thành viên, hơn nữa, nó đóng góp cho sự phát triển của công ty. Thứ ba, các cộng đồng phải xây dựng được mối quan hệ thực sự với các lãnh đạo cấp cao. Tuy nhiên sự lãnh đạo này cũng cần phải có hướng đi đúng, phù hợp với những mục tiêu lâu dài của cộng đồng để đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động. Thứ tư, những yêu cầu cao trong việc quản lý phải được đặt ra. Ngoài việc cung cấp nguồn tài chính cho cộng đồng, các lãnh đạo cấp cao còn phải có mức độ kết nối cao và tâm huyết với những cộng đồng đó.

Để tối ưu hóa vai trò ảnh hưởng của các cộng đồng trong công ty, nên áp dụng bốn nguyên tắc. Thứ nhất, công ty cần đặt ra một quỹ thời gian thực sự cho việc tham gia vào cộng đồng. Quỹ thời gian này nên được đưa vào bản mô tả công việc và hệ thống đánh giá nhân viên. Thứ hai, công tác đào tạo các nhà lãnh đạo cộng đồng cần được chú trọng. Lãnh đạo một cộng đồng sẽ khác so với lãnh đạo một đội nhóm. Theo nghiên cứu thì các cộng đồng sẽ tạo ra nhiều giá trị hơn nếu công ty đào tạo các lãnh đạo của họ một cách có hệ thống. Thứ ba, công ty nên tổ chức các sự kiện gặp mặt trực tiếp. Việc này là cách hiệu quả nhất để xây dựng niềm tin, trao đổi kinh nghiệm, nhìn nhận sai lầm và giúp đỡ lẫn nhau. Thứ tư, cộng đồng chỉ cần sử dụng những công cụ công nghệ thông tin đơn giản. Sự thuận tiện, dễ dàng sử dụng quan trọng hơn là sự phức tạp.

Những tưởng các cộng đồng có thể tự vận hành và tồn tại, tuy nhiên, thế giới kinh doanh ngày càng phức tạp, những cộng đồng bền vững ngày càng đòi hỏi cấu trúc và sự quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn. Mặc dù vậy, những cộng đồng vẫn luôn là sự lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả khi đòi hỏi ít nguồn lực và quản lý hơn, đặc biệt là khi doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn. Để vận hành tốt, các cộng đồng còn cần có hệ thống nhân sự: sự tập trung, các mục tiêu, và sự quản lý tập trung, để đóng góp cho tổ chức và tối ưu hóa thời gian hạn hẹp của các chuyên gia.

Bản gốc: Harnessing your staff's informal netwoks, Richard Mcdermortt và Douglas Archibald, Tạp chí Kinh doanh Harvard, ấn bản tháng Ba, 2010.