BẠN LÀ MỘT NGƯỜI SẾP TỐT HAY MỘT NGƯỜI SẾP TUYỆT VỜI?

Dịch giả:  Hoàng Hiền Anh - Đại học Ngoại thương

Tác giả:    Linda A. Hill là giáo sư môn Quản trị Kinh doanh của trường Kinh doanh       Havard. Kent Lineback đã có rất nhiều năm kinh nghiệm với tư cách là quản lý và giám đốc trong doanh nghiệp và chính phủ. Họ là đồng tác giả của cuốn sách Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader (Tạm dịch: Làm sếp – 3 việc cần làm để trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời)

Thực tế là có rất nhiều các nhà quản lý đã đánh giá thấp những thử thách mới khi chuyển sang một vai trò mới hoặc họ tự mãn với những gì đã đạt được và ngừng cải thiện. Trong trường hợp tốt nhất họ sẽ vượt qua được; nhưng trường hợp xấu nhất họ sẽ trở thành những vị sếp tồi. Kể cả những người làm tốt nhất đôi khi cũng cảm thấy hoài nghi và sợ hãi mặc dù họ đã có rất nhiều năm kinh nghiệm quản lý. Có ba phương thức giúp các nhà quản lý trên con đường trở thành những vị sếp tuyệt vời, đó là: quản lý bản thân mình, quản lý mạng lưới của mình, và quản lý nhóm của mình.

Trên thực tế là hầu hết các vị sếp đều đạt đến được một ngưỡng nào đó và dừng lại không phát triển được hết tiềm năng của họ. Để lý giải cho thực tế này, hai lời giải thích thường được đưa ra là do sự tự thỏa mãn của bản thân nhà quản lý và do sự thất bại của tổ chức. Khi nhận được một công việc mới, các nhà quản lý thường rất hào hứng và sẵn sàng đối đầu với khó khăn bởi họ biết rằng họ sẽ học hỏi được rất nhiều. Nhưng dần dần khi đã quen họ mất đi sự sợ thất bại và cảm thấy tự thỏa mãn với bản thân. Điều này dẫn đến hậu quả là họ ngừng phát triển. Cách lý giải thứ hai là do tổ chứ thường không hỗ trợ các cấp quản lý nhiều và cũng rất ít khi yêu cầu những người dạy dạn kinh nghiệm tiếp tục cải thiện bản thân. Tuy nhiên, thủ phạm thực sự không phải là hai đối tượng trên mà đó chính là việc thiếu sự thấu hiểu lẫn nhau. Những vị sếp này chững lại không phát triển nữa đơn giản là bởi họ không biết làm thế nào để phát triển. Những nhà quản lý thường đánh giá thấp thời gian và công sức cần bỏ ra để tiếp tục học hỏi và phát triển. Trở thành một người sếp tuyệt vời là cả một quá trình liên tục và gian nan và được đúc kết dựa trên trải nghiệm cua chính mỗi cá nhân. Ngoài ra, họ chưa hiểu được mình phải đạt được những gì. Một các đơn giản, quản lý là chịu trách nhiệm cho thành quả của mọi người trong nhóm. Để làm được như vậy chúng ta có ba hướng tiếp cận: quản lý bản thân mình, quản lý mạng lưới của mình, và quản lý nhóm của mình.

Việc quản lý bắt đầu với chính bản thân bạn bởi việc bạn là ai, bạn nghĩ và cảm thấy như thế nào, những điểu bạn tin tưởng và trân trọng là gì, và đặc biệt là cách bạn kết nối với người khác như thế nào đều rất quan trọng đối với người trong nhóm của bạn, những người mà bạn cần gây ảnh hưởng. Hàng ngày, họ sẽ quan sát những hành động và những tương tác của bạn để đánh giá con người bạn và những ý định của bạn. Họ làm việc chăm chỉ như thế nào, họ cam kết ra sao, và họ có sẵn sàng chấp nhận những ảnh hưởng từ bạn không sẽ phụ thuộc rất lớn vào những phẩm chất họ nhận ra ở bạn. Niềm tin là khởi người của mọi sự ảnh hưởng nên bạn cần phải cố gắng cư xử để nuôi dưỡng chúng.

Việc cần làm tiếp theo là quản lý được mạng lưới của chính bản thân bạn. Rất nhiều nhà quản lý không nhận ra được ba đặc điểm cố hữu luôn tồn tại trong một tổ chức: sự phân chia nguồn lao động – những nhóm nhỏ với những mục tiêu và ưu tiên khác nhau thậm chí là trái ngược nhau, sự phụ thuộc – không một nhóm nào có thể hoàn thành công việc mà không có sự hỗ trợ của nhóm khác, và nguồn lực khan hiếm – các nhóm phải cạnh tranh với nhau để đạt được. Những vị sếp có tầm ảnh hưởng sẽ đam lại cho nhóm những gì họ cần và những nhóm khác thì không. Vị sếp tốt sẽ tích cực kết nối với tổ chức để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho họ thành công. Họ xây dựng và nuôi dưỡng mạng lưới rộng với những người họ cần và cả những người cần họ, đó chính là cách họ gây ảnh hưởng với những người không thuộc thẩm quyền.

Cuối cùng, chúng ta cần phải nhận ra rằng việc gây ảnh hưởng sẽ hiệu quả hơn nếu chúng ta có một nhóm liên kết chặt chẽ với nhau. Mọi người đều tin tưởng rằng họ sẽ cùng thành công hay thất bại cùng với nhau. Văn hóa của nhóm cũng ất quan trọng. Các thành viên cần biết họ được yêu cầu như thế nào một cách cá nhân và tập thể. Việc của nhà quản lý là đảm bảo họ biết những điều này. Ngoài ra, một nhà quản lý tốt cần phải hiểu rằng kể cả trong một nhóm thống nhất, các thành viên vẫn cần được công nhận với tư cách là một cá nhân. Và cuối cùng, nhà quản lý cần biết cách lãnh đạo nhóm thông qua những công việc hàng ngày và cả những khó khăn cũng như cơ hội bất ngờ.

Để làm được những phương thức này chúng ta cần phải làm theo ba bước cơ bản là chuẩn bị, làm và xem xét lại. Trong bước chuẩn bị, hãy liệt kê nhanh những gì bạn sẽ làm trong hôm đó đồng thời tự hỏi bạn sẽ sử dụng chúng để phát triển như thế nào. Khi làm bạn hãy cố gắng sử dụng những hướng tiếp cận mới và khác nhau mà bạn đã nghĩ ra. Và sau khi hành động bạn hãy tự đánh giá lại. Đây chính là lúc bạn sẽ thực sự học được kinh nghiệm. Tóm lại, để có thể trở thành một nhà quản lý tốt bạn cần phải tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng ba phương thức trên và liên tục đánh giá mình đã đạt được gì.

[Đánh giá bản thân về ba phương thức]

Quản lý bản thân

1. Bạn có sử dụng thẩm quyền của mình hợp lý không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn coi đây như một công cụ hữu ích nhưng không phải là công cụ chính để gây ảnh hưởng đến người khác. Bạn luôn làm rõ tại sao bạn làm như vậy và thậm chí còn chia sẻ quyền lực với người khác khi có thể và thích hợp. Bạn tập trung nhiều vào trách nhiệm đến cùng với thầm quyền hơn là sự ưu tiên cá nhân.

2. Bạn có tạo ra mối quan hệ thân thiết nhưng không quá cá nhân không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn có rất nhiều kết nối với mọi người nhưng tất cả đều tập trung vào mục đích của nhóm và của tổ chức. Bạn tránh việc gây ảnh hưởng bằng cách làm thân với họ.

3. Mọi người có tin tưởng bạn với tư cách là quản lý không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu mọi người đặc biệt là người dưới quyền bạn tin tưởng vào khả năng, ý tưởng, và giá trị của bạn. Bạn thể hiện sự quan tâm đến những thành công của cá nhân.

4. Bạn có gây ảnh hưởng một cách hợp lý không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn luôn nghĩ tớ những người liên quan, đánh giá những mối quan tâm của họ và cố gắng giảm thiểu những thiệt hại mà hành động của bạn có thể xảy ra khi bạn cố gắng đạt tới mục đích lớn hơn.

Quản lý mạng lưới

5. Bạn có xác định được những người nên ở trong mạng lưới của bạn không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn luôn nhận biết được những người và nhóm bạn và nhóm của bạn dựa vào và người lại, tùy theo từng trường hợp.

6. Bạn có tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn mạng lưới? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn tạo ra mối quan hệ bền vững với mọi người trong mạng lưới, liên lạc với họ thường xuyên và hỗ trợ những nhu cầu của họ.

7. Bạn có dùng những mạng lưới để cung cấp sự bảo trợ và nguồn lực cho nhóm của bạn? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn bảo vệ nhóm mình khỏi những sự sao lãng và hiểu lầm, sử dụng những mối quan hệ để giải quyết vấn đề trong và ngoài nhóm, và lấy được những tài nguyên mà nhóm cần.

8. Bạn có dùng mạng lưới để đạt được mục tiêu của cả nhóm? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn tạo nên mạng lưới hỗ trợ cho mục tiêu của nhóm mình đồng thời giúp những nhóm khác đạt được mục tiêu của họ. Những đồng nghiệp trong mạng lưới của bạn tin tưởng vào năng lực và phẩm chất của bạn.

Quản lý nhóm

9. Bạn có xác định và liên tục điều chỉnh tầm nhìn của nhóm bạn? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn xác định được mục đích, chiến lược và những hành động dẫn đến mục tiêu của nhóm. Bạn liên tục thu thập thông tin, bàn luận kế hoạch với mọi người, và điều chỉnh ý tưởng.

10. Bạn có làm rõ vai trò, quy định làm việc, văn hóa nhóm và các nhận xét phản hồi đối với thành quả của nhóm không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu những người dưới quyền bạn cảm thấy rõ ràng họ là một cá thể cùng nhua hướng tới một mục tiêu xứng đáng. Họ hiểu rằng cá nhân mình đang cống hiến nhưng thế nào và mình liên quan đến phần công việc nào. Họ liên tục nhận được những lời nhận xét từ bạn.

11. Bạn có biết và quản lý nhóm mình với tư cách là cá nhân và theo nhóm? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn tương tác với tất cả mọi người. Bạn khuyến khích mọi người phát triển và liên tục đánh giá thành quả của họ. Bạn lựa chọn những người phù hợp với nhóm đồng thời đa dạng hóa, và bạn giải quyết những vấn đề về thành quả rất nhanh

12. Bạn có sử dụng những hoạt động thường ngày và khó khăn để theo đuổi ba phương thức này không? Đây sẽ là điểm mạnh của bạn nếu bạn thường xuyện xem xét những vấn đề, trở ngại, hoặc sự kiện có thể giúp bạn xây dựng nhóm, tiến về mục tiêu, phát triển con người và củng cố mạng lưới như thế nào. 

Bản gốc: "Are you a good boss - or a great one?" của Linda A. Hill và Kent Lineback, Tạp chí Kinh doanh Harvard, số tháng Một-tháng Hai, năm 2011.